Kernbereich System Transformation
System Transformation
Digital Transformation
System + Prozessoptimierung
Prüfung der Systeme & Synergien, Prozess Check & Optimierung, Planung & Durchführung von Systemwechsel, Begleitung im gesamten Prozess und vieles mehr ...
Ein zukunftssicheres Businessmodel heißt: "Zusammenspiel aus Mensch & Maschine"
Überprüfung Ihrer Systemstruktur In Ihrem Markt
Ein kompletter Check all Ihrer Systeme und Verbindungen zur späteren Maximierung der Performance. Die Frage: „Was macht Sinn, was nicht – was brauchen speziell SIE?“
Ein Tipp vorweg:
Ein Tipp vorweg:
Vermeiden Sie Insellösungen
Erstellung eines Projektplans & Durchführung
Einmal eruiert welche Systeme angebunden und -/oder getauscht werden müssen, erfolgt eine detaillierte auf Sie abgestimmte Planung und entsprechende Einführung, sowie nachhaltige Pflege meinerseits.
Betreuung & Coaching des technischen Know-How
Einführung & Pflege abgeschlossen, lasse ich Sie nicht alleine, sondern Coache Sie und Ihre Mitarbeiter auf die technischen Funktionalitäten, um das maximale Potential an Zeitersparnis & Leistung auf Dauer zu erhalten.
Systemlandschaft Digital Transformation
System Transformation
Was versteht man unter einer System Transformation heute?
Mit diesen beiden Begriffen geht gedanklich oftmals im ersten Moment ein komplexer Strukturwechsel einher, welchen man vor Augen hat, allerdings ist eine solche Transformation auch zutreffend, wenn bereits Systeme wie die Buchungsmaschine ausgetauscht werden. Es ist zwangsläufig nicht notwendig seine gesamte System Landschaft auf einmal auszutauschen, da oftmals nur kleinere Anpassungen notwendig sind, um eine bessere Performance zu erreichen. Dies kann mitunter von kleinen bis hin zu weitreichenden Funktionalitäts-Erweiterungen oder aber auch der Automatisierung von Prozessen und somit Entlastung des Personals bedeuten.
Bevor ein Wechsel eines Systems vorgenommen wird, sollte man sich klar als Zielformulierung die Frage stellen, was ist das Ziel dieser Transformation und erfüllt das ausgewählte System alle benötigten Anforderungen.
Bevor ein Wechsel eines Systems vorgenommen wird, sollte man sich klar als Zielformulierung die Frage stellen, was ist das Ziel dieser Transformation und erfüllt das ausgewählte System alle benötigten Anforderungen.
Wie sehen meine Anforderungen hier aus?
Stufenplan zur optimalen System Transformation
Und wie wir diesen für unsere Kunden durchführen :
1
Klarheit
Was sind die derzeitigen Herausforderungen oder Einschränkungen mit dem System, welche mich entweder Umsatz, Wettbewerbsfähigkeit oder Zeit in Form von Personal kostet?
Es ist unabdingbar, dass hierzu entweder eine klassische Auflistung oder ein Flipchart genutzt wird, um sich visuell aufzuzeigen, welche Herausforderungen konkret bestehen und welche Priorität diese haben. Erst wenn die Herausforderungen konkret aufgezeigt und klar sind, kann angefangen werden nach einer optimalen Lösung zu suchen. Eine ebenso wichtige Fragestellung und notwendiger Schritt ist die Definition des "Wen betrifft dies?" Oftmals wird im ersten Schritt oder sogar unter Umständen gar nicht darüber nachgedacht, welche Abteilungen/Personen im Alltäglichen von dieser System Transformation betroffen sind. Aus diesem Grund sollten Sie die wichtigsten Entscheidungsträger in ihre Transformation von Anfang an mit einbeziehen.
Es ist unabdingbar, dass hierzu entweder eine klassische Auflistung oder ein Flipchart genutzt wird, um sich visuell aufzuzeigen, welche Herausforderungen konkret bestehen und welche Priorität diese haben. Erst wenn die Herausforderungen konkret aufgezeigt und klar sind, kann angefangen werden nach einer optimalen Lösung zu suchen. Eine ebenso wichtige Fragestellung und notwendiger Schritt ist die Definition des "Wen betrifft dies?" Oftmals wird im ersten Schritt oder sogar unter Umständen gar nicht darüber nachgedacht, welche Abteilungen/Personen im Alltäglichen von dieser System Transformation betroffen sind. Aus diesem Grund sollten Sie die wichtigsten Entscheidungsträger in ihre Transformation von Anfang an mit einbeziehen.
2
Fokus
Priorisieren Sie die oben aufgezeigten und aufgelisteten Herausforderungen nach einer Gewichtung, sodass Sie eine Reihenfolge erstellen, welche Punkte/Funktionalitäten verpflichtend sind, dass das neue System diese hat und welche optional und somit eine komplementäre Ergänzung darstellen. Die Gewichtung ist ganz individuell und richtet sich zumeist nach dem größten Defizit, welches im Status Quo besteht.
Ebenso ist es durchaus möglich, dass das gesuchte System nicht alle aufgezeigten Defizite lösen kann. Priorisieren Sie daher immer wertneutral und fokussiert: "Welche Funktionalität löst meine aufgezeigten Defizite?"
Ebenso ist es durchaus möglich, dass das gesuchte System nicht alle aufgezeigten Defizite lösen kann. Priorisieren Sie daher immer wertneutral und fokussiert: "Welche Funktionalität löst meine aufgezeigten Defizite?"
3
Kompatibilität
Es ist wichtig zu beachten, dass Sie sich mit einem neuen System, welches optimalerweise ihre aufzeigten Defizite löst, nicht gleichzeitig im Aktivtausch neue schafft, indem Sie beispielsweise massive zeitliche Ressourcen von Ihnen selbst oder ihren Mitarbeitern:innen dafür aufwenden müssen. Dies kann ein Fall sein, wenn es keine automatisierte Schnittstelle zu ihren bestehenden Systemen gibt oder das neue System so komplexe Strukturen abbildet, dass Sie niemand versteht. Hier sollte beachtet werden, dass das neue System wertneutral bewertet wird und nicht persönliche Empfindungen die Sicht auf die Funktionalität trüben. Schauen Sie also immer, dass das neue System eine Schnittstellenanbindung an ihre verbleibenden Systeme hat. Unabhängig von ihrer o.g. persönlichen Gewichtung, sollte der Punkt "Schnittstelle", eine ebenso hohe Gewichtung erhalten, wie ihr größtes zu lösendes Defizit.
4
Offenheit
Oben genannte Punkte einmal klar strukturiert dargestellt, können Sie sich nun erkundigen, welche Systeme ihre Defizite am effektivsten langfristig lösen. Seien Sie hierbei den unterschiedlichsten Anbietern offen in der Wahrnehmung gegenüber und nicht voreingenommen, sollte beispielsweise der Webauftritt des Unternehmens nicht ansprechend sein, denn das Ziel ist die systematische Lösung ihres aufgezeigten Defizits.
Oftmals sind mehrere Anbieter gleichermaßen auf das gesuchte Defizit spezialisiert, daher empfiehlt es sich eine klassische Pro und Contra Liste, ihrer Priorisierung und ergänzt um weitere optionale Leistungen zu erstellen.
Oftmals sind mehrere Anbieter gleichermaßen auf das gesuchte Defizit spezialisiert, daher empfiehlt es sich eine klassische Pro und Contra Liste, ihrer Priorisierung und ergänzt um weitere optionale Leistungen zu erstellen.
5
Testing
Die meisten Anbieter bieten entweder zum Kennenlernen eine ausführliche Demonstration eines künstlichen Accounts im Termin an oder sogar einen Test-Zugang für Sie im Nachgang, so dass Sie sich in Ruhe die Lösung anschauen und selbst ausprobieren können.
Oftmals empfiehlt es sich nach Referenzkunden zu fragen, diese im Nachgang zu kontaktieren und nach ihren Erfahrungswerten, sowie ursprünglichen Beweggründen ihres Wechsels zu fragen. Zumeist haben diese den o.g. Prozess bereits durchlaufen und geben wertvolle Erkenntnisse für den eigenen Wechsel mit.
Oftmals empfiehlt es sich nach Referenzkunden zu fragen, diese im Nachgang zu kontaktieren und nach ihren Erfahrungswerten, sowie ursprünglichen Beweggründen ihres Wechsels zu fragen. Zumeist haben diese den o.g. Prozess bereits durchlaufen und geben wertvolle Erkenntnisse für den eigenen Wechsel mit.
6
Kosten
Ist eine Auswahl an Systemanbietern getroffen und es sollten wenigstens Zwei sein, so kommt es zu einem nicht ganz unrelevanten Punkt, den Kosten. Auch wenn Sie ein System gefunden haben, welches alle von ihnen aufgezeigten Defizite löst, so ist es nicht ratsam dieses um jeden Preis zu erwerben.
Grundsätzlich sind Verhandlungsspielräume beim Anbieter mit einkalkuliert, daher sollten Sie vergleichbare Produkte heranziehen und entsprechend das Erstangebot nachverhandeln. Sollten Sie zwei Favoriten und gleichzeitig eine größere Preisspanne beider zueinander haben, sollten Sie sich ihre angefertigte Pro und Contra Liste zur Hilfe nehmen und im Projekt Team besprechen, welche Funktionalität nun welchen Preis für Sie wert ist. Achten Sie auch auf Einmalkosten für z.B. das Aufsetzen eines System, dieses kann nämlich mitunter recht kostspielig werden. Auch sollten Sie sich eine vollkommene Kostentransparenz aufzeigen lassen, nicht dass versteckte Kosten nach einer bestimmten zeitlichen Frist anfallen.
Grundsätzlich sind Verhandlungsspielräume beim Anbieter mit einkalkuliert, daher sollten Sie vergleichbare Produkte heranziehen und entsprechend das Erstangebot nachverhandeln. Sollten Sie zwei Favoriten und gleichzeitig eine größere Preisspanne beider zueinander haben, sollten Sie sich ihre angefertigte Pro und Contra Liste zur Hilfe nehmen und im Projekt Team besprechen, welche Funktionalität nun welchen Preis für Sie wert ist. Achten Sie auch auf Einmalkosten für z.B. das Aufsetzen eines System, dieses kann nämlich mitunter recht kostspielig werden. Auch sollten Sie sich eine vollkommene Kostentransparenz aufzeigen lassen, nicht dass versteckte Kosten nach einer bestimmten zeitlichen Frist anfallen.
7
Umsetzung
Das System ist ausgewählt, der Vertrag ist unterzeichnet, nun geht es an die Umsetzung der Transformation und des System Wechsels. Besprechen Sie mit ihrem zugewiesenen Projekt Manager, ihren zeitlichen Horizont, in welchem Sie den Wechsel vornehmen möchten und auch können. Nicht unbedingt ratsam sind Wechsel z.B. in der Hochphase ihres Betriebs. Lassen Sie sich von ihrem Projekt Manager, eine Projektmappe mit ihrer Timeline zusenden, wo beispielsweise Meilensteine oder Aktivitäten aufgezeigt sind. So lässt sich am besten zu jedem Zeitpunkt verfolgen, wann welcher Schritt erfolgen muss und welche noch offen sind. Dieses Dokument kann und sollte im Projekt Team geteilt werden, damit die Arbeit in Fachbereiche aufgeteilt wird.
Denken Sie bitte unbedingt daran und dies gilt in beide Richtungen, dass Sie ihrem neuen Systemanbieter mitteilen, welche bestehenden Systempartner Sie benachrichtigen und zu deren Schnittstelle andocken sollen. Gleichwohl sollten ihre bestehenden Systempartner ihrerseits informiert werden, dass ein Wechsel stattfinden wird. Ein kleiner Tipp, eine solche System Transformation bietet auch die Gelegenheit ein veraltetes Setup an Einstellungen, neu zu überdenken und nicht einfach in das neue System zu übernehmen. Ähnlich verhält es sich bei einem Umzug, wo Sie die Chance haben neu zu denken und anzufangen. Zu guter Letzt empfiehlt es sich auch nun im nächsten Moment, das gesamte Hotelteam auf den Wechsel hinzuweisen und vorzubereiten. Hierzu eignet sich eine Personalversammlung oder eine interne Meldung.
Denken Sie bitte unbedingt daran und dies gilt in beide Richtungen, dass Sie ihrem neuen Systemanbieter mitteilen, welche bestehenden Systempartner Sie benachrichtigen und zu deren Schnittstelle andocken sollen. Gleichwohl sollten ihre bestehenden Systempartner ihrerseits informiert werden, dass ein Wechsel stattfinden wird. Ein kleiner Tipp, eine solche System Transformation bietet auch die Gelegenheit ein veraltetes Setup an Einstellungen, neu zu überdenken und nicht einfach in das neue System zu übernehmen. Ähnlich verhält es sich bei einem Umzug, wo Sie die Chance haben neu zu denken und anzufangen. Zu guter Letzt empfiehlt es sich auch nun im nächsten Moment, das gesamte Hotelteam auf den Wechsel hinzuweisen und vorzubereiten. Hierzu eignet sich eine Personalversammlung oder eine interne Meldung.
8
GoLive
Für den Tag ihres System Wechsels sollten Sie keine parallelen Projekte oder Themen planen, damit die volle Aufmerksamkeit und somit ein reibungsloser Austausch beider Systeme erfolgen kann. Je nach Art und Größe der System Transformation kann es sich empfehlen, dass ihr Projekt Manager oder Trainer des neuen Systems bei Ihnen vor Ort ist und Sie dies in Persona gemeinsam durchführen.
Oftmals passieren diese Wechsel auch im Live Betrieb, sodass es hilfreich ist, wenn einem ein erfahrener Nutzer des Systems zu Beginn über die Schulter schaut.
Oftmals passieren diese Wechsel auch im Live Betrieb, sodass es hilfreich ist, wenn einem ein erfahrener Nutzer des Systems zu Beginn über die Schulter schaut.
9
Alltag
Nun beginnt der interessanteste Teil ihrer System Transformation, die tägliche Umsetzung und Verbesserung ihres Status Quo. Gerade in den ersten 3 Monaten nach ihrem Wechsel, empfiehlt es sich in engem Austausch zu ihrem Projekt Manager oder Trainer zu bleiben, um gegebenenfalls notwendige Feinjustierungen oder Anpassungen vorzunehmen, um den maximalen Effekt ihrer Transformation zu erzielen.
Verfolgen Sie in diesem Zeitraum täglich, dass ihre aufgezeigten Defizite Step-by-Step weniger werden und mittelfristig vollständig verschwinden. Seien Sie und ihr Team ebenso geduldig mit ihrem neuen System, denn bedenken Sie, ihre Defizite sind auch nicht von heute auf morgen entstanden.
Verfolgen Sie in diesem Zeitraum täglich, dass ihre aufgezeigten Defizite Step-by-Step weniger werden und mittelfristig vollständig verschwinden. Seien Sie und ihr Team ebenso geduldig mit ihrem neuen System, denn bedenken Sie, ihre Defizite sind auch nicht von heute auf morgen entstanden.